​​1.2 Konsultera intressenter och bekräfta behov

I process 1.2 Konsultera intressenter och bekräfta behov identifieras primära intressenter, både externa och interna, som ska konsulteras om de identifierade informationsbehoven. En god förståelse för användarbehoven är inte bara centralt för att kunna ta fram ändamålsenlig statistik utan även för att t.ex. kunna prioritera mellan olika behov och förutse framtida informationsbehov. En intressent kan vara en slutanvändare av statistiken, en förädlare eller en beställare som t.ex. departement inom Regeringskansliet. Intressenter som indirekt påverkas av att ett nytt eller ändrat användarbehov ska tillgodoses behöver också beaktas när man hanterar behov, t.ex. om det nya behovet medför att annan statistik ändras eller läggs ner.

Syftet med process 1.2 är att få en tydlig bild av de identifierade informationsbehoven, uttrycka dem i termer av ett statistiskt problem och ha inledande dialog med intressenterna om hur informationsbehovet kan tillgodoses.

Input

Dokumentation kring informationsbehov från process 1.1 Identifiera behov.

Output

Genomförande

För att förstå och kunna fastställa användarbehov behövs dialog med de primära grupperna av intressenter. Utöver den intressentgrupp som initialt lyft behoven behöver även andra grupper som har likande behov och grupper som påverkas av de nya behoven (t.ex. genom nedprioritering av andra produkter) inkluderas i dialogerna. 

Fastställ intressenter

Identifiera primära intressentgrupperna och gör en bedömning om vilka intressenter som bör konsulteras för att bekräfta användarbehoven. Valet av intressentgrupper som konsulteras styrs av vilket informationsbehov som behöver tillgodoses. Nedan följer en lista som kan användas som stöd i arbetet med att identifiera intressentgrupper:

• Regeringskansliet
• statliga myndigheter, särskilt statistikansvariga myndigheter (SAM)
• kommuner och regioner samt SKR (Sveriges Kommuner och Regioner)
• internationella organisationer, särskilt EU- och FN-organ
• nyhetsmedier
• akademisk forskning
• skolor: elever och lärare
• branschorganisationer, företag
• intresseorganisationer
• statistikkonsulter, andra konsultföretag
• särskilda intressenter inom olika ämnesområden
• allmänheten och andra sporadiska kunder.  

Om det är flera intressentgrupper som ska konsulteras kan det redan i detta skede vara till hjälp att fastställa hur olika gruppers användarbehov ska prioriteras mot varandra.

Bekräfta användarbehov

Vilken kanal som ska användas för fastställandet av användarbehov anpassas utifrån situation och intressentgrupp. Helst ska man träffa användaren vid ett eller flera möten för att resonera igenom och klara ut förutsättningarna. Om det är flera olika intressentgrupper som ska ingå i behovsanalysen kan en kombination av flera olika kontaktsätt behöva användas.

I många fall finns det flera användarbehov för en statistik, vilka behöver behandlas både var för sig och samlat. Till att börja med är det viktigt att förstå varje behov, men i slutändan kan det behövas kompromissa eller prioritera bland behoven. Intressenterna behöver också förstå vad som är möjligt utifrån datatillgång, uppgiftslämnarbörda, kostnader, sekretessbestämmelser, samanvändbarhet och samordning med annan statistik. Intressenterna behöver även förstå hur de valda begreppen och termerna i statistisk mening förhåller sig till användarnas begrepp och termer (en jämförelse mellan intresse och mål).

Vid dialog om nya/förändrade användarbehov är det viktigt att se till helheten av produktportföljen inom ett ämnesområde. Det kan komma att innebära att andra produkter påverkas när man prioriterar att nya/förändrade informationsbehov ska tillgodoses. Om nya behov leder till att den befintliga produktportföljen behöver förändras för att kunna tillgodose nya informationsbehov behöver dess primära intressenterna kontaktas för att de ska förstå effekterna av en omprioritering.

De bekräftade användarbehoven beskrivs i termer av ett statistiskt problem genom att utgå från intressestorheter. I det här skedet räcker det att man vet tillräckligt mycket för att kunna översätta behovet till statistiska termer i designfasen som ingår i process 2. Det innebär t.ex. att exakta definitioner inte behöver formuleras i detta skede. Större vägval för statistikens innehåll behöver dock beskrivas redan här. För statistik som berör företag och organisationer kan det handla om att bestämma om statistiken ska vara institutionell eller funktionell, det vill säga om intresset i första hand gäller företaget som helhet eller om fokus är på företagets ekonomiska aktiviteter som t.ex. produktion. Läs mer på scb.se om Institutionell och funktionell statistik.​

Utifrån de övergripande behoven, beskrivs därefter det planerade innehållet i statistiken (detaljeras sedan i process 2). Redan här är det lämpligt att ta fram ett utkast till tabellplan som kan användas för att precisera statistikens ändamål och formulera kvalitetskraven utifrån.  Målvariabler och målobjekt väljs så att statistiken efterlever internationella standarder och klassifikationer.

Tilltänkta informationskällor och förutsättningar för produktion

Dokumentationen från process 1.1 uppdateras kring tilltänkta datakällor utifrån de bekräftade användarbehoven.

Eventuella risker med att framställa den tilltänkta statistiken identifieras och tas sedan vidare i process 1.3. Risker kan t.ex. vara avsaknad av datakällor, uppskattad produktionskostnad, stor uppgiftslämnarbörda, stort intrång i den personliga integriteten eller andra legala förutsättningar inför beslut i process 1.4. 

Utöver risker identifieras även andra juridiska, tekniska och säkerhetsmässiga förutsättningar som behöver belysas i process 1.3.

Dokument och länkar

Institutionell och funktionell statistik​​ ​(scb.se)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2024-11-04

2024-11-04

Diarienummer A2024/0053