1.3 Kontrollera datatillgång och andra förutsättningar

Här kontrolleras vilka data som kan användas för att uppfylla användarbehoven. I första hand görs en inventering av data som redan finns på SCB och möjligheterna att använda dessa, i andra hand undersöks möjligheterna att inhämta ytterligare data. Utgångspunkt ska tas i Prioriteringslista för dataförsörjning som beskriver en prioriteringsordning för olika typer datakällor.

Input

• Bekräftade användarbehov från process 1.2.
• Identifierade faktorer att belysa ytterligare inför beslut att genomföra undersökningen från process 1.2.

Output

• Lämpliga datakällor har identifierats, eventuella nya datakällor har utvärderats och plan för hur de ska implementeras och användas i produktionen är framtagen.
• Nödvändiga förutsättningar och risker för genomförandet är beaktade och dokumenterade.

Genomförande

Prioriteringslista för dataförsörjning

Prioriteringslista för dataförsörjning innehåller en prioritering av olika typer av datakällor baserat på vilken börda för uppgiftslämnarna eller vilken arbetsinsats för SCB de är förknippade med. Listan är organiserad i fallande ordning, ju högre upp i listan desto mer prioriterad är därför datakällan. För att minska uppgiftslämnarbördan och arbetsinsatsen för SCB ska möjligheterna att kombinera olika datakällor och att härleda eller modellberäkna variabler eller objekt utifrån befintliga data undersökas. Ambitionen är att undersökningar över tid ska förflytta sig uppåt i listan vad gäller dataförsörjning när det är möjligt utifrån användarbehoven.    

Nedan beskrivs Prioriteringslistan för dataförsörjning som består av sex huvudgrupper av datakällor som vardera har två till tre undergrupper. Grupp 1 innehåller befintliga data på SCB. Grupp 2-6 innebär ny datafångst och om datakällan är ny (2, 3 och 4 i listan nedan) behöver den hanteras i Godkännandeprocessen för nya datakällor.

I dokumentet Prioriteringslista för dataförsörjning finns exempel på datakällor beskrivna för varje grupp tillsammans med information om dess uppgiftslämnarbörda och arbetsintensitet för SCB.

Identifiera datakällor att använda och/eller utvärdera

Utgå från Prioriteringslista för dataförsörjning och undersök vilka data som kan användas för att framställa statistiken utifrån de användarbehov som finns. Undersök i första hand om data redan finns tillgängliga på SCB (prioritering 1 i listan). En sammanställning över indatakällor finns i Registerportalen. Där finns kontaktpersoner för alla befintliga datakällor som kan hjälpa till för att undersöka detaljer kring innehåll och kvalitet i en datakälla. Man kan också ta hjälp av leverantörsansvarig på Dataavdelningen eller Produktdatabasen för att undersöka om det finns befintliga datakällor som kan användas, dvs. ur ett innehållsmässigt och juridiskt perspektiv (för den juridiska bedömningen bistår Rättssekretariatet med stöd).

Om data inte finns på SCB, undersök om det finns data tillgängliga hos andra aktörer som skulle kunna användas (prioritering 2 och 3 i listan). Beakta Förordning om digitalt inhämtande av uppgifter från företag (2018:1264), enligt vilken, en myndighet så långt det är möjligt inte ska samla in uppgifter som redan finns på en annan statlig myndighet och beakta SCB:s strategi där direktinsamling ska ske i sista hand. För produkter som görs på uppdrag kan det även finnas andra regelverk som man behöver förhålla sig till. Observera också att det kanske inte är nödvändigt att alla målvariabler finns tillgängliga, utan att vissa variabler eller objekt skulle kunna härledas eller modellberäknas och att flera olika datakällor kan kombineras för att möta användarbehoven.

Om data finns tillgängliga på hemsidor ska man överväga att sätta upp en insamling från internet (prioritering 4 i listan), genom webbskrapning eller allra helst genom att försöka hämta data från underliggande datakällor för att få en stabil lösning med lägre förvaltningskostnader. Insamlingsmetoden webbskrapning är ännu inte fullt utredd, kontakta SPS-redaktionen för mer information.

Om data inte finns tillgängliga utifrån någon av grupperna 1–4 i prioriteringslistan undersök om data kan samlas in via direktinsamling (prioritering 5 och 6 i listan). Det finns många olika metoder för direktinsamling som varierar i kostnad och börda. Om möjligt bör en semi-automatisk lösning övervägas framför direktinsamling med hjälp av webbformulär eftersom det har stor potential att minska uppgiftslämnarbördan. Tag hjälp av verksamhetsutvecklare på Dataavdelningen och mättekniker vid bedömningen.

Om det är en för SCB ny datakälla (2, 3 och 4 i prioriteringslistan) ska Godkännandeprocessen för nya datakällor gås igenom för utvärdering och beslut om användning i produktion. En datakälla klassas som ny i detta sammanhang om den inte varit implementerad i statistikproduktionsprocessen på SCB tidigare.

Godkännandeprocessen för nya datakällor

Godkännandeprocessen för nya datakällor drivs av Dataavdelningen. Processen genomförs i nära samarbete med ämnesavdelningarna och involverar bedömningar från grupperingarna Funktionen för Nya Datakällor (FUND), Beredningsgruppen för datakällor och Rådet för Datainnovation. Processen beskrivs i sin helhet i dokumentet Godkännandeprocessen för nya datakällor.

Godkännandeprocessen består av fyra steg:

1. Inledande bedömning
2. Möjlighet att få tillgång till testdata
3. Grundlig undersökning av datakälla
4. Beslut att ta in ny datakälla

Omfattningen av godkännandeprocessens fyra steg kan variera utifrån olika faktorer beroende på datakällans komplexitet och behovet av den i statistikproduktionsprocessen. Kontakta alltid FUND för att rådgöra hur processen bäst anpassas till den aktuella datakällan.

Godkännandeprocessen initieras genom att fylla i fliken Underlag för utvärderingar i Mall för anmälan av ny datakälla som sedan skickas till FUND. FUND är en fast arbetsgrupp bestående av verksamhetsutvecklare, mättekniker och metodstatistiker från Dataavdelningen. På Registerportalen finns information om vilka datakällor som utvärderas av FUND. I delprocess 1 görs en initial bedömning om datakällans potential i statistikproduktionen.  I delprocess 2 utvärderas möjligheten att hämta in testdata. Delprocessen kan avslutas med att testdata tas in till SCB som sedan undersöks och utvärderas i delprocess 3 av ett utsett testteam. I arbetet att utvärdera testdata ingår att göra en grundlig undersökning av datakällan ur flera aspekter, bland annat kan det ingå att ta fram kvalitetsindikatorer i enlighet med Kvalitetskriterier för digitala data, se Kvalitetskriterier för statistik baserad på digitala data - bakgrund och Kvalitetskriterier för statistik baserad på digitala data - vägledning. Utvärderingen kan också innefatta att göra en utvärdering enligt Mätteknik 2.0. I denna delprocess görs också juridiska och kostnadsmässiga bedömningar. I delprocess 4 fattas beslut om datakällan ska tas in på SCB. När Godkännandeprocessen är klar är datakällan utvärderad.

Omvärldsspaningar av nya datakällor

När man kommer i kontakt med en ny datakälla som kan vara relevant för framtida statistikproduktion på SCB anmäler man datakällan till FUND. Spaningar om nya datakällor kan göras i flera olika sammanhang, till exempel i arbetet med att identifiera datakällor för framställning av statistik, via media eller i kontakter med andra myndigheter. Även källor som inte har en på förhand känd tillämpning i statistikproduktionen är intressanta att få kännedom om. Spaningar som anmäls kan bli aktuella att genomgå Godkännandeprocessen för nya datakällor.

Anmälan av en spaning om ny datakälla görs genom att fylla i fliken Omvärldsspaningar i Mall för anmälan av ny datakälla, för mer information se Rutin för anmälan av nya datakällor. På Registerportalen finns anmälningar av spaningar av nya datakällor samlade.

Kontrollera förutsättningar för genomförandet av undersökningen

Data som tas in på SCB måste klassificeras utifrån informationssäkerhetsperspektiv. Detta oavsett hur eller varifrån data tas in, eller i vilket syfte (ordinarie produktion, test, utvärdering med mera). Läs mer på Inblick under Informationssäkerhet.

Särskilt om säkerhetsskydd

SCB har klassificerat vissa uppgifter som säkerhetsskyddsklassificerade. Det innebär att dessa måste skyddas särskilt och hanteras i speciella system och databaser och inte kan spridas ens internt. Om sådana uppgifter behöver användas för att genomföra produktionen måste särskilda åtgärder vidtas, som till exempel aggregering och anonymisering, innan uppgifterna kan hanteras eller kopieras. Om det är säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter som redan finns hos SCB behöver man ha en dialog med berörd sektion gällande hur och om uppgifterna kan användas.

Om det är säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter som erhålls externt  är den som lämnar uppgifterna skyldig att upplysa mottagaren på SCB att det rör sig om säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. Uppgifterna måste också hanteras med så kallad signalskyddsutrustning vid leverans till SCB. Mottagaren på SCB måste sedan hantera dessa uppgifter i en särskild för ändamålet avsedd miljö. Uppgifterna får inte hanteras i den vanliga produktionsmiljön innan dessa är aggregerade eller anonymiserade.

Ta kontakt med *Säkerhetsorganisationen vid behov.

Juridiska förutsättningar

Kontrollera de juridiska förutsättningarna att rekvirera data och genomföra undersökningen. Om det finns oklarheter, ta hjälp av Rättssekretariatet.

Om undersökningen innehåller personuppgifter ska en Konsekvensbedömning avseende dataskydd för personuppgifter genomföras. Ta stöd av Dataskyddsombudet på SCB.

Om undersökningen medför regelgivning (föreskrift, kan bara tillämpas för officiell statistik och europeisk statistisk), vilket behövs för att reglera uppgiftsplikt, ska ett förslag till föreskrifter tas fram och en Konsekvensutredning vid regelgivning genomföras. Ta stöd av Rättssekretariatet i arbetet. Läs mer på Inblick och i Konsekvensutredning.

Hantering av risker och andra förutsättningar som behöver beaktas inför beslut om produktion

Dokumentera övergripande tekniska förutsättningar för genomförande, t.ex. om nytt produktionssystem behöver utvecklas eller om befintliga verktyg kan användas. Se över de risker som identifierats i 1.2 och gör en bedömning om de fortfarande är aktuella.

Dokumentationen kring säkerhetsskydd, juridiska förutsättningar tillsammans med övergripande tekniska förutsättningar och risker är del av beslutsunderlaget för beslut om genomförande som tas i 1.4

Kontaktuppgifter

Vid frågor till FUND kontakta *fund.
Vid frågor till Rättssekretariatet kontakta *Rättssekretariatet.
Vid frågor till Säkerhetsorganisationen kontakta *Säkerhetsorganisationen.
Vid frågor till Dataskyddsombudet på SCB kontakta *Dataskyddsombud.

Dokument och länkar

Prioriteringslista för dataförsörjning (pdf)
Registersidan på inblick (Inblick, endast för SCB)
Registerportalen (SharePoint, endast för SCB)
Produktdatabasen (Inblick, endast för SCB)
Godkännandeprocessen för nya datakällor (pdf)
Mall för anmälan av ny datakälla (Excel, endast för SCB. Ladda ner mallen för att se alla hjälptexter korrekt.)
Kvalitetskriterier för statistik baserad på digitala data - bakgrund (pdf)
Kvalitetskriterier för statistik baserad på digitala data - vägledning (pdf)
Mätteknik 2.0 (pdf)
Rutin för anmälan av nya datakällor (pdf)
Informationss​äkerhet (inblick, endast för SCB)
Konsekvensbedömning avseend​e dataskydd för personuppgifter (inblick, endast för SCB)
Konsekvensutredning vid rege​lgivning (inblick, endast för SCB)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2024-11-04

2024-11-04

Diarienummer A2024/0053