2.3.4 Skapa brev

Om direktinsamling från uppgiftslämnare ska genomföras behöver dessa kontaktas med information om att de ingår i undersökningen och hur de ska göra för att svara.

Input

Valda datakällor från process 1.3 Kontrollera datatillgång och andra förutsättningar som innefattar direktinsamling

Output

Kommunikationen med uppgiftslämnare (brev etc.) är utformad

Genomförande

Många uppgiftslämnare ägnar väldigt kort tid åt att läsa innehållet i brev. Detta medför att ett brev snabbt bör väcka uppgiftslämnarens intresse och motivera till att delta i undersökningen. En uppgiftslämnare som är med i flera undersökningar ska också känna igen sig genom att hitta viktig information på samma plats i breven.

För att skapa brev finns anvisningar med instruktioner och förklaringar till vad som måste stå med, varför informationen ska finnas samt var informationen kan eller ska stå. Det finns även mallar till hjälp som ska användas för utskick med post och e-post. Mallarna med tillhörande anvisningar ska användas och breven sparas med övriga undersökningsdokument.

Enkätomslag

SCB:s visuella identitet är vårt gemensamma ansikte utåt. Var vi än syns ska vi kommunicera med samma visuella språk. Det skapar, tillsammans med det vi säger och gör, en tydlig bild av SCB. Läs om våra enkätomslag i dokumentet Enkätomslag.

Säkerhetspost

Säkerhetspost är ett brev utan kuvert med perforering och används främst för brev utan formulär. En beskrivning av designen av säkerhetspost, med exempel, finns i dokumentet Säkerhetspost på SCB. Ytterligare beskrivningar finns i anvisningarna nedan.

Anvisningar

Anvisningarna och mallarna är uppdelade på Undersökningar till företag, organisationer och offentlig sektor samt Undersökningar till individer och hushåll. Vad de olika brevtyperna innebär beskrivs i anvisningarna nedan. Mallarna är obligatoriska och ska följas. Mall för kontaktbrev vid telefonintervjuer finns i process 4.1.3. Mallar för tack- och påminnelsekort samt för påminnelsebrev finns i process 4.2.2. Vid behov av skanninganpassat missiv – kontakta skanningsansvarig.

Behov av stöd

Breven skrivs utifrån anvisningarna. För frågor som rör mallarna eller anvisningarna, kontakta Förvaltningsobjekt Data.

Även språkvårdare på KOM kan hjälpa till att få språket i brevet begripligt och motiverande.

Beställarens synpunkter

Ta hänsyn till beställarens synpunkter om denne inte har avstått från möjligheten att godkänna breven. Se till att få ett skriftligt godkännande från beställaren på att breven är färdiga. Spara sedan godkännandet tillsammans med övrig dokumentation.

Översättning

För brev finns standardiserade översättningar till engelska samlade i dokumenten Översättning till engelska av standardtexter i brevmallar till företag, organisationer och offentlig sektor och Översättning till engelska av standardtexter i brevmallar till individer och hushåll. De standardiserade översättningarna ska användas och de engelska breven sparas med övriga undersökningsdokument. Se även Rutin för översättning.

Diarieföring

Det är enbart brev som tillhör undersökningar riktade till företag med uppgiftsskyldighet som måste diarieföras. Brev som tillhör undersökningar riktade till företag utan uppgiftsskyldighet samt brev riktade till individer och hushåll är frivilliga att diarieföra. Här gäller dock att breven ska hållas samlade så att man lätt hittar dem vid behov.

Dokument och länkar

Enkätomslag
Enkätomslag (pdf)

Säkerhetspost
Säkerhetspost på SCB (pdf)

Anvisningar och mallar
Mallar - Undersökningar till företag, organisationer och offentlig sektor
Anvisningar (pdf)
Mall för förbrev till enkät (Word, endast för SCB)
Mall för missiv till enkät (Word, endast för SCB)
Mall för introduktionsbrev till intervju (Word, endast för SCB)
Mall för mejlutskick med användarnamn (Word, endast för SCB)
Mall för mejlutskick med lösenord (Word, endast för SCB)
Mall för mejlutskick med användarnamn och lösenord (Word, endast för SCB)

Översättning
Rutin för översättning (Inblick, endast för SCB)
Översättning till engelska av standardtexter i brevmallar till företag, organisationer och offentlig sektor (pdf)
Översättning till engelska av standardtexter i brevmallar till individer och hushåll (pdf)

Mallar i PDF som exempel för andra SAM än SCB
Undersökningar till företag, organisationer och offentlig sektor
Förbrev (pdf)
Missiv till enkät (pdf)
Introduktionsbrev till intervju (pdf)
Mejlutskick med användarnamn (pdf)
Mejlutskick med lösenord (pdf)
Mejlutskick med användarnamn och lösenord (pdf)

Undersökningar till individer och hushåll
Förbrev (pdf)
Missiv till enkät (pdf)
Missiv till enkät vid inloggning enbart med e-legitimation (pdf)
Introduktionsbrev till intervju (pdf)
Mejlutskick med användarnamn (pdf)
Mejlutskick med lösenord (pdf)
Mejlutskick med användarnamn och lösenord (pdf)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Senaste uppdatering
2024-11-13

Verifierad
2024-11-13

Diarienummer A2024/0055

SPS Process 2.3.4 // <![CDATA[ _spBodyOnLoadFunctionNames.push("setupPageDescriptionCallout"); // ]]>