4.2.1 Genomför utskick
I denna process görs den faktiska tryckningen och/eller printningen av material, samt utsändningen till uppgiftslämnarna.
Input
Korrekturlästa och godkända tryckoriginal från process 4.1.3.
Output
Material tryckt/printat, och skickat till uppgiftslämnarna.
Genomförande
I normalfallet ska missiv skickas till digital brevlåda om
uppgiftslämnaren har en sådan. Om det inte är möjligt att skicka till digital
brevlåda skickas missiv per post. Utsändning via e-post av missiv som
innehåller inloggningsuppgifter får endast ske vid uppdrag till externa kunder
när kunden begärt detta, då vanlig e-post är en osäker kommunikationskanal. För
ytterligare information se Bakgrundsdokument distribution
av inloggningsuppgifter via e-post. Mallar och
anvisningar för förbrev, missiv och introduktionsbrev finns i process 2.3.4 Skapa brev.
Tryck och efterbehandling (t.ex. printning och kuvertering) genomförs av SCB:s tryckeri eller externt tryckeri. Rutin för beställning till tryckeriet beskrivs i Del 03 i process 4.1.3 Förbered relevanta insamlingssätt.
Vid tryckning produceras en upplaga av blankett eller missiv,
men utan att uppgifter som adresser, löpnummer (SCBid), inloggningsuppgifter
m.m. trycks. Vid printning (variabeldataprintning) trycks i efterhand uppgifter
som varierar mellan urvalsenheterna som t.ex. SCBid, på de tryckta blanketterna
och/eller missiven.
Vid stora upplagor är det kostnadseffektivast att förtrycka
blanketter för alla utskick i en undersökning, vid ett tillfälle. Inför varje
utskick printas därefter för urvalsenheterna specifika uppgifter som SCBid och
streckkod på blanketterna.
I undersökningar som har många olika blankettvarianter, mycket
förtryckta uppgifter eller små upplagor är det i många fall effektivare att
göra en variabelutskrift, som innebär tryck och printning vid ett och samma
tillfälle. Då finns möjligheten att variera utseendet för olika delar av
urvalet genom att använda olika slingor.
Det finns idag inget beslut taget om i vilka undersökningar
tryck/printning respektive variabelutskrift ska utgöra standard utan lämpligt
förfarande beslutas i samråd med tryckeriet.
Vid utsändningen kuverteras ett antal inlagor (t.ex. missiv och
blankett) och skickas till urvalsobjekten. I normalfallet sker utsändningen
maskinellt. De enda fall då manuell utsändning är nödvändig är när det som ska
skickas består av alltför många olika inlagor eller en inlaga inte kan hanteras
av kuverteringsmaskinen som t.ex. pennor. Om undersökningen är komplicerad med
avseende på någon av dessa egenskaper, kontakta tryckeriet och kom överens om vilka
rutiner som är lämpliga.
När upplagor på 5 000 exemplar eller mer ska skickas ut är det
viktigt att utskicken är sorterade på postnummer för att få ett lägre pris på
portot. Sortering på postnummer kan t.ex. göras i Hermes.
Upplagor under 500
exemplar skickas alltid med A-post. För upplagor på 500 exemplar eller mer
används som standard B-post. Ska de skickas ut med A-post behöver det anges i
beställningen till tryckeriet.
Dokument och länkar
Bakgrundsdokument distribution av inloggningsuppgifter via e-post (pdf)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Senast uppdaterad
2023-04-28
Verifierad
2023-04-28
Diarienummer A2023/1000
