4.2.3 Överför data till elektroniskt format
Data som inkommer via intervjuer och webb eller olika former av filöverföring är redan i elektroniskt format. Andra data behöver överföras till elektroniskt format. Här beskrivs tillvägagångssättet för skanning av pappersblanketter och (manuell) dataregistrering av uppgifter som inte kan överföras till elektroniskt format på annat sätt.
Input
Skanning:
- Inkomna pappersblanketter.
- Genomförd formatskrivning från process 4.1.3.
Dataregistrering:
- Inkomna uppgifter som inte på annat sätt kan överföras till
elektroniskt format.
Output
Materialet skannat, verifierat överfört till aktuellt produktionssystem i elektroniskt format.
Genomförande
Skanna och verifiera
Skanning är en metod för att maskinellt överföra data som inkommer på papper till elektroniskt format. En programvara läser och tolkar ifyllda uppgifter. Eftersom tolkningen beror på hur uppgiftslämnarna fyller i blanketterna kvalitetskontrolleras också tolkade data. Det kallas för verifiering. I verifieringen kan också olika typer av logiska kontroller byggas in.
Skanningen genomförs av D/INS/IH och genomförandet läggs därför upp i samarbete med dem.
- Mallar för dataextrahering skapas på ett standardiserat sätt och variablerna döps så att de matchar andra datakällor, t.ex. referenskoder i SIV.
- Kontrollera efter första dataleveransen att svarsdata finns tillgängligt i det mottagande systemet och att svaren har lagrats med rätt variabelnamn.
- Kontrollera om det finns vanligt förekommande fel, t.ex. dubbelmarkeringar, i det mottagande systemet.
- Gör en rättningsinstruktion för hur felaktigheter ska markeras eller ändras i det mottagande systemet.
- Materialet skannas in (kontinuerligt), tolkas och verifieras. Inskannade uppgifter i form av handskrivna siffror och bokstäver massverifieras för att kontrollera tolkningsresultatet.
- Svaren levereras kontinuerligt till mottagande system.
Om blanketterna granskas manuellt innan skanning kallas detta för förgranskning. Förgranskning ska normalt inte ske. De eventuella felaktigheter som uppgiftslämnarna fyllt i upptäcks effektivare i verifieringen eller i senare granskningsprocesser. Endast i helt nya undersökningar eller där verifieringen visar höga frekvenser av oväntade fel till följd av blankettens utseende, och som är mycket lätta att rätta till, kan förgranskning vara motiverad. I det sistnämnda fallet ändras blankettens utseende till nästa produktionsomgång, så att behovet av förgranskning faller bort.
Minst två gånger per år ska en kvalitetsmätning av skanningprocessen göras. Hur det ska gå till beskrivs i följande texter:
Dataregistrera
Uppgifter som inkommer via elektroniska medier (webb, datorstödda intervjuer, filer) är redan i ursprunglig form lagrade i elektroniskt format. Uppgifter som inkommer via pappersblanketter och skannas överförs till elektroniskt format i skanningen (se ovan). Det fåtaliga antalet uppgifter som inte inkommer via dessa vägar, t.ex. för att pappersblanketten inte kan skannas eller att data inhämtas i direktkontakt med uppgiftslämnaren på annat sätt än via en datorstödd intervju, registreras manuellt för att överföras till elektroniskt format.
I samband med manuell dataregistrering kan också de registrerade uppgifterna granskas, t.ex. avseende valida värden eller att de är i rätt format. Om manuell dataregistrering används för mer än 20 procent av materialet ska också dataregistreringen i sig kontrolleras.
Det finns inget standardverktyg för manuell dataregistrering. Generellt gäller att behovet av manuell dataregistrering ska minimeras. Överföring till elektroniskt format ska i första hand ske genom elektronisk insamling eller skanning. Alla pappersblanketter ska anpassas till skanning, men undantag kan göras om detta av särskilda skäl inte är möjligt eller om pappersblankett endast skickas till ett fåtal uppgiftslämnare. Om data ändå behöver registreras manuellt gäller följande:
Vid manuell registrering ska data registreras exakt så som angivits i formuläret. Manuell rättning före registrering ska normalt inte förekomma. Om sådan ändå görs för att särskilda skäl föreligger och undantag beviljats av förvaltningsledare ska alla korrigeringar av de av uppgiftslämnaren lämnade uppgifterna dokumenteras, så att man i efterhand kan studera hur många justeringar som gjorts, av vem samt av vilken storlek. Alla regler och instruktioner för rättning ska också dokumenteras.
Tillämpas logikkontroller (signalering om eller spärrande av felaktig registrering, t.ex. avseende invalida värden eller felaktigt format på det som registreras) vid manuell dataregistrering ska kontrollerna testas och både kontroller och testresultat dokumenteras före användning. Hur eventuella korrigeringar i datamaterialet till följd av inbyggda kontroller ska göras ska också dokumenteras.
Om manuell dataregistrering används för mer än 20 procent av inkommet material (räknat i antal uppgiftslämnare) ska dataregistreringsprocessen valideras. Det finns idag inget centralt stöd för sådan validering, utan varje produkt ansvarar för att kravet uppfylls. Validering ska gå till enligt följande:
- För allt material som dataregistreras manuellt ska information lagras om vem som registrerat uppgifterna.
- Minst 10 procent (5 procent om logiska kontroller tillämpas) av materialet ska märkas för kontrollregistrering. Märkning ska göras så att material från samtliga personer som dataregistrerat täcks av märkningen.
- Det märkta materialet ska antingen kontrolleras eller kontrollregistreras.
- Kontroll innebär att en annan person än den som registrerade materialet går igenom materialet och markerar varje post som korrekt eller felaktig.
- Kontrollregistrering ska göras av en annan person än den som ursprungligen registrerade materialet och innebär att samma material registreras en gång till. Om resultatet visar olikheter mellan de båda registreringarna kontrolleras materialet av en tredje person som avgör vilken av registreringarna som är korrekt eller om båda är felaktiga.
- En sammanställning av antalet kontrollerade/kontrollregistrerade poster per ursprunglig registrerare ska göras och en beräkning av andelen felaktiga poster ska göras per person.
- Om andelen felaktiga poster för en person överstiger 10 procent ska allt material som registrerats av den personen för den aktuella undersökningen och insamlingsomgången omregistreras av en annan person. Den person vars material behöver omregistreras ska ges utbildning och stöd för att minska andelen felaktiga registreringar i kommande insamlingar. Vilka stödinsatser som ges och hur effektiva de är (genom jämförelse före och efter insatsen) ska dokumenteras. Insatserna ska också regelbundet utvärderas och vid behov förbättras.
Dokument och länkar
Mall Dokumentation av reject och förebyggda substitut (Excel, endast för SCB)
Mall Dokumentation av kvarstående substitut (Excel, endast för SCB)
Mallar i PDF som exempel för andra SAM än SCB
Mall Dokumentation av reject och förebyggda substitut (pdf)
Mall Dokumentation av kvarstående substitut (pdf)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Senast uppdaterad
2023-04-28
Verifierad
2023-04-28
Diarienummer A2023/1000
