8.2 Bevara och gallra
Genom hela statistikprocessen hanteras olika typer av handlingar. I SCB:s informationshanteringsplan kan det utläsas hur hantering av olika handlingar från framtagningen av olika statistik ska ske. För
indata, BOR och SOR finns speciella
föreskrifter från Riksarkivet, samt interna beslut om tidsfrister för gallring/avidentifiering/överföring till långtidsbevarande.
Arbetet med arkiv- och informationshantering handlar om att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och att skapa rättssäkerhet och effektivitet i SCB:s verksamhet. Det
skapar också förutsättningar för framtida forskning m.m. genom att bevara
uppgifter som är viktiga för detta. Arbetet följer genom hela handlingens/informationens livscykel från framställning till bevarande eller gallring.
Generellt
är bevarande huvudregel för allmänna handlingar och gallring måste alltid ha
stöd i en författning (lag, förordning, föreskrift). I statistikverksamhet
finns stöd för gallring av personuppgifter i lagen (2001:99) om den officiella
statistiken, men innan gallring måste Riksarkivet underrättas. Om man i
bevarande-/gallringsutredningen kommit fram till att data med personuppgifter
ska bevaras, måste en framställan till Riksarkivet göras. Detsamma om man gjort en
utredning om data utan personuppgifter och kommer fram till att data kan gallras.
Input
Som input till processen behövs:
- handlingar som ska bevaras
- handlingar som ska gallras
- handlingar som ska rensas
Output
När processen är genomförd finns:
- bevarade handlingar
- gallrade handlingar
- rensade handlingar
Genomförande
Informationsvärdering (bevara eller gallra) ska göras redan i samband med informationens tillkomst tidigt i statistikproduktionsprocessen och sker i process 2.2. För att allmänna handlingar ska kunna gallras krävs det att det finns stöd för detta i en författning. Avställning
av register kommer ske genom ett framtida system, som plockar dokumentation ur metadata-systemen.
Funktionen för arkiv- och informationshantering vid D/REG/FG hjälper till med frågor och utredningar om gallring och bevarande av verksamhetsinformation. Mer information finns på Inblick, Arkiv- och informationshantering. Behöver
ni göra en utredning rörande BOR eller SOR, kontakta arkivfunktionen. Det finns
en mall som utgör underlag för när man gör en framställan eller underrättelse
till Riksarkivet, som är till hjälp för att göra bevarande- och
gallringsutredningen.
Allmän rensning
Skilt från bevarande och gallring ska även en allmän rensning ske av arbetsmaterial som ska tas bort löpande, där det inte finns några underliggande beslut. Rensningsprocessen syftar till att säkra att alla onödiga personuppgifter tas bort ur systemen för att uppfylla GDPR-kraven om uppgiftsminimering samt att öka det lediga serverutrymmet på SCB och minska kostnaderna för lagring.
I den allmänna rensningen hanteras endast arbetsmaterial. Det är viktigt att alltid bedöma om det som rensas kan utgöra en allmän handling, innan rensning sker. Allmän rensning ska genomföras löpande, minst två gånger per år.
Kontaktuppgifter
För frågor om bevarande, arkivering och gallring eller utredningar rörande BOR och SOR, kontakta arkivet-s@scb.se.
Dokument och länkar för SCB
Länklistan i detta avsnitt är endast tillgänglig för användare på SCB
Dokument och länkar för användare utanför SCB
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Senaste uppdatering
2025-01-20
Senast verifierad
2023-04-28
Diarienummer SCB2025/15
