2.3.4 Skapa brev

Om direktinsamling från uppgiftslämnare ska genomföras behöver dessa kontaktas med information om att de ingår i undersökningen och hur de ska göra för att svara.

Input

• Valda datakällor från process 1.3 Kontrollera datatillgång och andra förutsättningar som innefattar direktinsamling

Output

• Kommunikationen med uppgiftslämnare (brev etc.) är utformad

Genomförande

Många uppgiftslämnare ägnar väldigt kort tid åt att läsa innehållet i brev. Detta medför att ett brev snabbt bör väcka uppgiftslämnarens intresse och motivera till att delta i undersökningen. En uppgiftslämnare som är med i flera undersökningar ska också känna igen sig genom att hitta viktig information på samma plats i breven.

För att skapa brev finns anvisningar med instruktioner och förklaringar till vad som måste stå med, varför informationen ska finnas samt var informationen kan eller ska stå. Det finns även mallar till hjälp som ska användas för utskick med post och e-post. Mallarna med tillhörande anvisningar ska användas och breven sparas med övriga undersökningsdokument.

Anvisningar och brevmallar

Anvisningarna och mallarna är uppdelade på Undersökningar till företag, organisationer och offentlig sektor samt Undersökningar till individer och hushåll. Undersökningar som riktar sig till en individ som privatperson, men där urvalet sker utifrån t.ex. ett företagsregister, använder anvisningar och mallar för Undersökningar till individer och hushåll.

Vad de olika brevtyperna innebär beskrivs i anvisningarna nedan. Mallarna är obligatoriska och ska följas. Mall för kontaktbrev vid telefonintervjuer finns i process 4.1.3. Mallar för tack- och påminnelsekort samt för påminnelsebrev finns i process 4.2.2. Vid behov av skanninganpassat missiv – kontakta skanningsansvarig.

Säkerhetspost

Säkerhetspost är ett brev utan kuvert med perforering och används främst för brev utan formulär. En beskrivning av design​​en av säkerhetspost, med exem​pel, finns i dokumentet Säkerhetspost på SCB. Ytterligare beskrivningar finns i anvisningarna nedan.

Digital brevlåda (privatpersoner)

Urvalspersoner som har digital brevlåda kommer att få breven dit. Det finns separata anvisningar och två tillhörande mallar att använda.

Behov av stöd

Breven skrivs utifrån anvisningarna. För frågor som rör mallarna eller anvisningarna, kontakta Förvaltningsobjekt Data.

Även språkvårdare på KOM kan hjälpa till att få språket i brevet begripligt och motiverande. 

Beställarens synpunkter

Ta hänsyn till beställarens synpunkter om denne inte har avstått från möjligheten att godkänna breven. Se till att få ett skriftligt godkännande från beställaren på att breven är färdiga. Spara sedan godkännandet tillsammans med övrig dokumentation.

Översättning

För brev finns standardiserade översättningar till engelska samlade i dokumenten Översättning till engelska av brevmallar till företag, organisationer och offentlig sektor och Översättning till engelska av brevmallar till individer och hushåll. De standardiserade översättningarna ska användas och de engelska breven sparas med övriga undersökningsdokument. Se även Rutin för översättning.

Diarieföring

Det är enbart brev som tillhör undersökningar riktade till företag med uppgiftsskyldighet som måste diarieföras. Brev som tillhör undersökningar riktade till företag utan uppgiftsskyldighet samt brev riktade till individer och hushåll är frivilliga att diarieföra. Här gäller dock att breven ska hållas samlade så att man lätt hittar dem vid behov.

Dokument och länkar för SCB

Länklistan i detta avsnitt är endast tillgänglig för användare på SCB.

Dokument och länkar för användare utanför SCB

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Senaste uppdatering​
2025-01-31

Verifierad
2025-01-31

Diarienummer SCB2025/9