8.2 Bevara och gallra
Genom hela statistikproduktionsprocessen hanteras olika typer av handlingar. I SCB:s informationshanteringsplan kan det utläsas hur hantering av olika handlingar från statistikproduktionsprocessen. I process 2.2 planeras och beslutas om bevarande, arkivering och gallring för varje hållpunkt i processen. För
indata, BOR och SOR finns speciella
föreskrifter från Riksarkivet, samt interna beslut om tidsfrister för gallring/avidentifiering/överföring till långtidsbevarande.
Arbetet med arkiv- och informationshantering handlar om att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och att skapa rättssäkerhet och effektivitet i SCB:s verksamhet. Det
skapar också förutsättningar för framtida forskning m.m. genom att bevara
uppgifter som är viktiga för detta. Arbetet följer genom hela handlingens/informationens livscykel från framställning till bevarande eller gallring.
Generellt
är bevarande huvudregel för allmänna handlingar och gallring måste alltid ha
stöd i en författning (lag, förordning, föreskrift). I statistikverksamhet
finns stöd för gallring av personuppgifter när de inte längre behövs för sitt ändamål, i lagen (2001:99) om den officiella
statistiken, men innan gallring måste Riksarkivet underrättas. Om det i
bevarande-/gallringsutredningen framkommit att data med personuppgifter
ska bevaras, måste en framställan till Riksarkivet göras. Detsamma om det gjorts en
utredning om data utan personuppgifter och kommit fram till att data kan gallras.
Input
Som input till processen behövs:
- beslut från process 2.2 om bevarande, arkivering eller gallring i enlighet med informationshanteringsplanen
- handlingar som ska bevaras
- handlingar som ska gallras
- handlingar som ska rensas
Output
När processen är genomförd finns:
- bevarade handlingar
- gallrade handlingar
- rensade handlingar
Genomförande
Informationsvärdering (bevara eller gallra) ska göras redan i samband med informationens tillkomst tidigt i statistikproduktionsprocessen och sker i process 2.2. För att allmänna handlingar ska kunna gallras krävs det att det finns stöd för detta i en författning.
Funktionen för arkiv- och informationshantering vid D/REG/FG hjälper till med frågor och utredningar om gallring och bevarande av verksamhetsinformation. Mer information finns på Inblick, Arkiv- och informationshantering. Behöver
du göra en utredning rörande BOR eller SOR, kontakta arkivfunktionen. Det finns
en mall som utgör underlag för när det ska göras en framställan eller underrättelse
till Riksarkivet, som är till hjälp för att göra bevarande- och
gallringsutredningen.
Allmän rensning
Skilt från bevarande och gallring ska även en allmän rensning ske löpande av arbetsmaterial, alltså sådant som inte utgör allmänna handlingar. Rensningsprocessen syftar till att säkra att alla personuppgifter som inte längre behövs för sitt ändamål tas bort ur systemen. Detta för att uppfylla principen om lagringsminimering i dataskyddsförordningen samt att öka det lediga serverutrymmet på SCB och minska kostnaderna för lagring.
I den allmänna rensningen hanteras endast arbetsmaterial. Det är viktigt att alltid bedöma om det som rensas kan utgöra en allmän handling, innan rensning sker. Allmän rensning ska genomföras löpande, minst två gånger per år.
Kontaktuppgifter
För frågor om bevarande, arkivering och gallring eller specifika utredningar rörande BOR och SOR, kontakta arkivet-s@scb.se.
Dokument och länkar för SCB
Länklistan i detta avsnitt är endast tillgänglig för användare på SCB
Dokument och länkar för användare utanför SCB
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Senaste uppdatering
2026-04-22
Senast verifierad
2026-04-22
Diarienummer SCB2026/28
